Der Beginn der Corona-Krise im Frühjahr 2020 war eine Zäsur für die Büroarbeitswelt. Von heute auf morgen saßen Millionen Menschen im Homeoffice — und siehe da: Was vorher in vielen Köpfen nicht denkbar schien, funktionierte in mittelständischen wie in großen Unternehmen überraschend gut, produktiv und zur Zufriedenheit der meisten Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Das bestätigen die zahlreichen, kaum noch überschaubaren Umfragen in der Wirtschaft. Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht kehren Menschen jetzt wieder ins Büro zurück, vielfach aber nicht in den alten Modus. Aufgrund der positiven Erfahrung im Lockdown führen immer mehr Unternehmen hybride Arbeitsmodelle ein. Mit der Folge, dass mobil gearbeitet wird, im Büro und im Homeoffice und ggf. auch an dritten Orten, etwa in Coworking Spaces nahe am Wohnort.
Die Zahlen sprechen für sich. In einer Studie (2022) ermittelten die Marktforscher von techconsult, dass in Deutschland 24 Prozent der Unternehmen mobile und flexible Arbeitsplatzkonzepte bereits dauerhaft eingeführt haben, während 56 Prozent mit dem Umstieg auf hybrides Arbeiten begonnen haben und 14 Prozent sich in der Planungsphase befinden. Lediglich 6 Prozent wollen (bislang) unverändert im klassischen Präsenzbüro arbeiten lassen. Der Trend zu Hybrid als New Normal ist eindeutig und sicher auch unumkehrbar.
Unternehmenskultur braucht soziale Interaktion
Zweifellos bringt die Arbeit in den eigenen vier Wänden verschiedene Annehmlichkeiten mit sich. Arbeitnehmer freuen sich über die gewonnene Zeit, weil der Weg ins Büro entfällt, und manche können sogar zeitlich flexibel arbeiten und ihre Work-Life-Balance verbessern, was letztlich der Arbeitszufriedenheit zugutekommt. Woran es vielen Heimarbeitsplätzen allerdings noch mangelt, ist die ergonomische Ausstattung mit einem guten Bürodrehstuhl und idealerweise einem höhenverstellbaren Schreibtisch, damit gesunde körperliche Bewegung nicht zu kurz kommt. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist darauf hin, dass die Regeln und Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz auch für das Homeoffice gelten. Hier besteht derzeit noch Handlungsbedarf. Nur 60 Prozent aller Erwerbstätigen, die während des Lockdowns im Homeoffice arbeiteten, konnten dafür einen fest eingerichteten Arbeitsplatz nutzen, während alle anderen zum Improvisieren am Küchen- oder Wohnzimmertisch gezwungen waren (iba-Geschäftsbericht 2020, S. 10). Es steht jedoch außer Frage, dass das Büro als Arbeitsstätte erhalten bleibt. Zwar mag konzentrierte Denkarbeit im Homeoffice gut funktionieren, doch erfüllt das analoge Büro das urmenschliche Bedürfnis nach sozialer Interaktion und Nähe. Den persönlichen Kontakt kann die Technik nun einmal nicht ersetzen. Menschen ziehen die direkte Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern anderen Optionen wie Telefon- oder Videokonferenzen vor. Auch der Smalltalk via Webcam ist nicht derselbe wie im persönlichen Dialog. In dieser Funktionalität wird das Büro zum Ort der Begegnung und der Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten. Als visuell und haptisch erfahrbarer architektonischer Raum vermittelt es ein Gemeinschaftsgefühl und liefert den Rahmen für die Ausbildung der Unternehmenskultur. Der informelle Austausch Face-to-Face stärkt die Motivation, den Teamgeist und die Identifikation mit dem Unternehmen. Wobei gerade auch abseits starrer Konferenzsituationen in ungeplanten, zufälligen Begegnungen oder am Rande eines Meetings oft neue Ideen entstehen, neue Impulse, auch teamübergreifend, zum Anstoß für Innovationen werden. Etwa in der Kaffeeküche oder in der Lounge, wo Vorgesetzte und Mitarbeiter in neutraler Umgebung aufeinandertreffen und Beschäftigte unterschiedlicher Abteilungen miteinander ins Gespräch kommen. All das ist unverzichtbar.
Hybride Arbeitsmodelle führen dazu, dass sich Teams zu festen Präsenztagen im Büro verabreden, um Kollaboration und Zusammenhalt zu gewährleisten. Solche Fixtermine sollten für alle verbindlich sein, ansonsten drohen Wissensdefizite. „Wenn einige im Team direkt miteinander reden können, während andere nur virtuell zu erreichen und weniger eingebunden sind, können Untergruppen entstehen und Informationen ungleichmäßig fließen“, warnt der Organisationspsychologe Conny Antoni von der Universität Trier. Abseits fixer Präsenztermine ist es Sache der Unternehmen, großzügige Freiheit bei der Wahl des Arbeitsortes zu gewähren, auch bei der Wahl des Arbeitsortes auf der Bürofläche. Jeder soll dort arbeiten, wo er/sie am besten arbeiten und die besten Ergebnisse erzielen kann. Diese selbstbestimmte Freiheit erhöht zugleich die Attraktivität von Unternehmen im Wettbewerb um neue Talente.
Den Wandel demokratisch gestalten
Die Entwicklung hybrider Arbeitsmodelle verlangt flexible Infrastrukturen. Zukunftsträchtigste Büroform ist das Multispace, in dem kommunikationsintensive Arbeitsplätze, akustisch optimierte Rückzugsräume für Stillarbeit und Begegnungszonen benachbart integriert sind, ohne einander zu stören. Bei der Gestaltung solcher Strukturen und der Wahl der Büroeinrichtung müssen Ideen, Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Demokratisch eben. Nur so entstehen langfristig erfolgreiche Arbeitswelten, in denen loyal und gerne gearbeitet wird.
