Lager und Archiv einrichten
Ordnung, die den
Rücken stärkt
Lager und Archiv sind das Rückgrat jedes erfolgreichen Betriebs. Nur wenn im Hintergrund alles seinen festen Platz hat, kann im Vordergrund effizient gearbeitet werden. In unserem Shop finden Sie alles, was Sie für eine professionelle und sichere Aufbewahrung benötigen. Für diese perfekte Organisation sind leistungsstarke Regalsysteme, robuste Schränke und clevere Stauraumlösungen unerlässlich.
Sie wissen bereits, was Sie brauchen? Finden Sie die passenden Schränke, Regale und Sideboards direkt in unserem Sortiment.
DSGVO-Konformität: Das physische Datenleck schließen
Unternehmen investieren Tausende Euro in IT-Sicherheit und Firewalls, übersehen aber oft das Papierarchiv. Wenn Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsunterlagen oder medizinische Akten in offenen Regalen oder unverschlossenen Containern liegen, ist das ein massiver Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Darauf sollten Sie achten:
Trennen Sie Ihr Archiv strikt in "öffentliches" Büromaterial und sensible Daten. Für Letzteres sind robuste, abschließbare Stahlschränke unverzichtbar. Achten Sie darauf, dass das Schließsystem in eine Schließanlage integriert werden kann, um genau zu definieren, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welchen Schrank hat. Hängeregistraturschränke verfügen oft über eine Zentralverriegelung und Auszugsperren, die nicht nur Daten schützen, sondern auch verhindern, dass der Schrank bei mehreren geöffneten, schweren Schubladen nach vorne kippt.
Flächeneffizienz und Statik: Das Raum-Gewicht-Problem
Bürofläche ist teuer, weshalb für das Lager oder Archiv meist die kleinsten und dunkelsten Räume ohne Fenster gewählt werden. Die Herausforderung besteht darin, auf minimaler Grundfläche ein maximales Volumen an Ordnern und Material unterzubringen, ohne die Übersicht zu verlieren oder die Möbel zu überlasten.
Darauf sollten Sie achten:
Nutzen Sie die volle Raumhöhe aus. Aktenregale und Stahlschränke gibt es oft in Höhen von über 2 Metern. Beachten Sie, dass Fachböden exakt im Raster von Ordnerhöhen (ca. 33 cm) geplant werden, um keinen Leerraum zu verschenken.
Da das Gewicht mit der Höhe wächst, ist die Qualität der Möbel entscheidend. Fachböden müssen eine hohe, zertifizierte Traglast aufweisen und bei offenen Regalwänden sind Kreuzverstrebungen auf der Rückseite zwingend notwendig, um die Konstruktion gegen seitliches Wackeln und Einstürzen zu sichern. Nutzen Sie bei sehr engen Gängen Rollladen- oder Schiebetürschränke, um den Raum optimal begehbar zu halten.
DSGVO-Konformität: Das physische Datenleck schließen
Unternehmen investieren Tausende Euro in IT-Sicherheit und Firewalls, übersehen aber oft das Papierarchiv. Wenn Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsunterlagen oder medizinische Akten in offenen Regalen oder unverschlossenen Containern liegen, ist das ein massiver Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Darauf sollten Sie achten:
Trennen Sie Ihr Archiv strikt in "öffentliches" Büromaterial und sensible Daten. Für Letzteres sind robuste, abschließbare Stahlschränke unverzichtbar. Achten Sie darauf, dass das Schließsystem in eine Schließanlage integriert werden kann, um genau zu definieren, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welchen Schrank hat. Hängeregistraturschränke verfügen oft über eine Zentralverriegelung und Auszugsperren, die nicht nur Daten schützen, sondern auch verhindern, dass der Schrank bei mehreren geöffneten, schweren Schubladen nach vorne kippt.
Flächeneffizienz und Statik: Das Raum-Gewicht-Problem
Bürofläche ist teuer, weshalb für das Lager oder Archiv meist die kleinsten und dunkelsten Räume ohne Fenster gewählt werden. Die Herausforderung besteht darin, auf minimaler Grundfläche ein maximales Volumen an Ordnern und Material unterzubringen, ohne die Übersicht zu verlieren oder die Möbel zu überlasten.
Darauf sollten Sie achten:
Nutzen Sie die volle Raumhöhe aus. Aktenregale und Stahlschränke gibt es oft in Höhen von über 2 Metern. Beachten Sie, dass Fachböden exakt im Raster von Ordnerhöhen (ca. 33 cm) geplant werden, um keinen Leerraum zu verschenken.
Da das Gewicht mit der Höhe wächst, ist die Qualität der Möbel entscheidend. Fachböden müssen eine hohe, zertifizierte Traglast aufweisen und bei offenen Regalwänden sind Kreuzverstrebungen auf der Rückseite zwingend notwendig, um die Konstruktion gegen seitliches Wackeln und Einstürzen zu sichern. Nutzen Sie bei sehr engen Gängen Rollladen- oder Schiebetürschränke, um den Raum optimal begehbar zu halten.
Unternehmen, die Inwerk vertrauen:
Worauf man achten muss und
welche Fragen man sich vorab stellen sollte.
2. Datenschutz und DSGVO
Wie bewahre ich sensible Akten DSGVO-konform auf?
Personalakten, Verträge oder Mandantendaten dürfen nicht frei zugänglich sein. Hier sind abschließbare Stahlschränke absolute Pflicht z. B.: mit sicherem Zylinderschloss oder Drei-Riegel-Verschluss. Sie schützen sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff durch Reinigungspersonal, Besucher oder Kollegen aus anderen Abteilungen.
3. Platzmangel in Fluren und kleinen Räumen
Welche Schränke eignen sich für enge Archivräume?
Wenn der Platz zwischen den Regalreihen eng ist oder Schränke in schmalen Fluren stehen, sind klassische Flügeltüren, die in den Raum hinein aufschlagen, oft im Weg. Die perfekte Lösung sind in diesem Fall Rollladenschränke oder Schiebetürenschränke. Sie bieten den vollen Zugriff auf den Inhalt, benötigen aber beim Öffnen keinen zusätzlichen Millimeter Raumtiefe.
4. Systematik: Ordner vs. Hängeregistratur
Wann lohnt sich ein Hängeregistraturschrank?
Während klassische Leitz-Ordner perfekt für die chronologische Archivierung großer Papiermengen sind, glänzen Hängeregistraturschränke bei der Vorgangsbearbeitung (z. B. Patientenakten, Kundenkarten, Bauprojekte). Lose Blätter können blitzschnell einsortiert und entnommen werden, ohne dass ein Ordner aus dem Regal gezogen und aufgeklappt werden muss.
5. Spezifische Anforderungen für Feuerwehren und Rettungskräfte
Warum biegen sich meine Regal-Böden durch?
Ein Standard-Aktenordner (8 cm Rückenbreite) wiegt voll bepackt bis zu 3 kg, was ca. 600 Blättern entspricht. Ein einzelner Fachboden muss also oft 25 bis 30 kg Dauerlast tragen. Einfache Holzböden geben hier schnell nach. Achten Sie bei der Anschaffung von Archivmöbeln auf verstärkte Stahlfachböden, die speziell für diese hohen Traglasten (meist ab 50 kg pro Boden aufwärts) ausgelegt sind.
6. Materialwahl für das Archiv
Warum sind Archivmöbel meist aus Stahl gefertigt?
In Büros dominiert oft Holzoptik, doch im Archivraum kommt nichts an Stauraum aus Stahl. Stahlschränke und -regale sind unempfindlich gegenüber Temperaturschwankungen, extrem langlebig, leicht zu reinigen und bieten eine deutlich höhere Brandsicherheit als Holzmöbel, was ein entscheidender Faktor bei der Lagerung von wichtigem Papiergut.
1. Offene oder geschlossene Aufbewahrung
Wann nutze ich Regale und wann geschlossene Schränke?
Offene Aktenregale sind ideal für das laufende Tagesgeschäft und Materialien, auf die das Team ständigen Schnellzugriff benötigt. Geschlossene Flügeltürenschränke sorgen hingegen für eine aufgeräumte Optik, schützen die Dokumente vor Staub und Ausbleichen durch Sonnenlicht und sind zwingend erforderlich, wenn es um den Datenschutz geht.
Unsere Büromöbelexperten helfen Ihnen gerne
Sie wissen bereits, was Sie brauchen? Finden Sie die perfekten Ausstattung für Ihre Archivierung und Materialaufbewahrung in unserem Sortiment.
Sie planen ein größeres Projekt oder benötigen Beratung? Vom einzelnen Möbel bis zum kompletten Raum: Unsere Experten konzipieren mit Ihnen gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung.
