Wie Sie das beste Bürolayout für Ihr Unternehmen auswählen
Die Leistungsfähigkeit eines Arbeitsplatzes steht in direktem Zusammenhang mit der Bürogestaltung.
Bei der erfolgreichen Gestaltung von Büros geht es um komfortable Arbeitsplätze, Lounges, die private Gespräche ermöglichen, anpassungsfähige Konferenzräume, inspirierende Empfangsbereiche und andere wichtige Merkmale.
Klingt gut, oder?
Leider arbeiten Millionen von Angestellten in Deutschland und Europa in Büros, die weder für innovative Inspiration noch für optimale Leistung geeignet sind. Dieses Problem kann für eine Vielzahl von Unternehmen in Deutschland zu Gewinneinbußen in Milliardenhöhe führen.
Es ist nicht einfach, eine Kennzahl zu finden, die die Produktivität am Arbeitsplatz vollständig misst. Aber ein modernes Bürodesign, das alle der folgenden vier Arbeitsmodi unterstützt, kann das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern und eine höhere Kreativität, Produktivität und Leistungsqualität fördern.
Die vier Arbeitsmodi:
ARBEITSWEISE #1 : Anhaltender Fokus
Mitarbeiter, die sich bei ihrer Arbeit auf komplexe Aufgaben konzentrieren müssen, brauchen eine Arbeitsumgebung, die es ihnen ermöglicht, sich über längere Zeiträume zu konzentrieren.
Um Unterbrechungen zu reduzieren, sollten Sie einige Carrells oder private Arbeitsplätze einrichten, die auch als Studienräume genutzt werden können.
Verringern Sie die Lärmbelästigung durch akustische Wandpaneele, Raumteiler und sogar durch schallschluckende Möbel.
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob weitere Lärmschutzmaßnahmen erforderlich sind.
ARBEITSWEISE #2: Geförderte Zusammenarbeit
Das Ideal ist eine Arbeitsumgebung, die echte Zusammenarbeit und eine gesunde Unternehmenskultur fördert.
Ermöglichen Sie eine organischere Zusammenarbeit als in großen Besprechungen, indem Sie die Sitzgelegenheiten so anordnen, dass sich die Teammitglieder in der Nähe von anderen befinden, deren Arbeitsschwerpunkte zumindest in der gleichen Größenordnung liegen.
Planen Sie bewegliche Tische für ungeplante Besprechungen ein.
Schaffen Sie kleinere, privatere Konferenzräume, um Platz zu sparen und eine Atmosphäre zu schaffen, die zu tieferen Diskussionen führt.
Integrieren Sie die Technik in die Tische, um kleine Besprechungen produktiver zu gestalten.
Bieten Sie größeren Abteilungen ihre eigenen Besprechungsräume an, z. B. kleine akustische Sitzbereiche für kleine Gruppen.
ARBEITSWEISE #3: Erleichtertes Lernen
In der heutigen "Wissensökonomie" brauchen Büros vielseitige Räume, in denen Mitarbeiter lernen und ihre beruflichen Fähigkeiten durch formelle und informelle Schulungen weiterentwickeln können.
Maximieren Sie den Schulungsraum, indem Sie Mehrzweckräume für Schulungen und Konferenzen einrichten.
Durch Wandablagen für Klappstühle und -tische sowie montierte oder drahtlose Technologien lässt sich viel Platz sparen.
Richten Sie Räume für das Selbststudium ein, vielleicht in einer Ecke der Mitarbeiterlounge.
Nutzen Sie bequeme Sitzgelegenheiten und vielleicht einen speziellen Medien-Lernbereich, komplett mit Techniktischen, Kopfhörern und höhenverstellbaren Arbeitstischen.
Fügen Sie einen spannenden Laufband-Schreibtisch hinzu, um den Kreislauf anzuregen und mehr Energie beim Lernen zu erzeugen.
ARBEITSWEISE #4: Gepflegtes soziales Umfeld
Burnout bei Mitarbeitern kann durch eine unzureichende Anzahl und Qualität von Pausen von der Routine, eine toxische Arbeitsplatzkultur oder die ständige Unterdrückung von kreativen Impulsen verursacht werden.
Um die soziale Atmosphäre Ihres Arbeitsplatzes zu verbessern, sollten Sie, wenn möglich, verschiedene Sitzgelegenheiten in Ihrer Mitarbeiter-Lounge für unterschiedliche Gruppengrößen einrichten.
Mischen Sie die Größen der Sofagruppen, Stühle, Kabinen und Tische.
Optionen für die Büroeinrichtung
Welche Ziele verfolgen Sie mit dem neuen Bürokonzept?
Expandieren Sie, ziehen Sie um, stellen Sie Ihre Marke um? Möchten Sie sich auf Wachstum vorbereiten? Ihr Team mit mehr Berufsstolz ausstatten? Top-Talente anziehen? Effizienz und Produktivität steigern? Informationssilos beseitigen? Die Bürokosten durch eine höhere Belegungsdichte senken?
Schauen Sie sich an, wie andere Unternehmen in Ihrer Branche ihre Büroräume gestaltet haben, um ähnliche Ziele zu erreichen, oder sehen Sie sich online Beispiele an, und informieren Sie sich über bewährte Verfahren. Wenn Sie es richtig anpacken, kann Ihre Gruppe produktiver arbeiten, als hochwirksames Instrument der Markenbildung dienen und Ihr Unternehmen auf künftiges Wachstum vorbereiten.
LAYOUT-OPTION 1: Das offene Bürodesign
Dieses Konzept ist bei Unternehmen im Silicon Valley und anderen Unternehmen mit einer überwiegend aus Millennials bestehenden Belegschaft sehr beliebt. Die Arbeitsplätze sind in verschiedenen Konfigurationen angeordnet, einige berühren sich, andere sind in unterschiedlich großen Arbeitsbereichen zusammengefasst. Alle im Büro sitzen zusammen, auch die Führungskräfte, und die Gespräche fließen frei im offenen Raum.
Dies ist eine kostengünstige Alternative zum Bau vieler Einzelbüros. Sie kann auch die betriebliche Effizienz steigern. Ein enormer Rückgang des E-Mail-Verkehrs und eine deutliche Verbesserung der Entscheidungsfindung wurden darauf zurückgeführt, dass die Mitarbeiter in Großraumbüros direkt miteinander sprechen können, anstatt sich auf E-Mails zu verlassen.
PROS: Man kann auf seinen Kollegen zugehen und ihm Fragen stellen, anstatt E-Mails hin und her zu schicken. Die Einrichtung und Erweiterung von Arbeitsbereichen ist bei diesem Konzept kostengünstiger. Die Beaufsichtigung ist einfach, da die Mitarbeiter im Blickfeld sind. Das Layout vereinfacht die Abläufe und kann die Produktivität steigern.
CONS: Ihr Kollege kann auf Sie zukommen und Ihnen Fragen stellen, anstatt eine E-Mail zu schreiben. Die Konzentration wird häufig durch ständige Ablenkungen gestört. Auch Multitasking verlangsamt die Arbeit und erhöht die Fehlerquote. Der Mangel an Privatsphäre ist vielen Mitarbeitern unangenehm.
LAYOUT-OPTION #2: Zelluläres Bürodesign
Bei diesem beliebten Layout ist der gesamte Büroraum in einzelne Räume (oder Kabinen) unterteilt, die so angeordnet sind, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Bereich hat. Sie bietet eine konzentrierte Arbeitsumgebung und eignet sich gut für die Systematisierung von Büroabläufen. Deckenständer, Fenster, Türen oder Trennwände werden verwendet, um individuelle Räume zu schaffen.
PROS: Ein privater Raum, in dem man sich konzentrieren kann, fördert die Selbstständigkeit. Die ruhige Umgebung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf ihre eigene Arbeit zu konzentrieren. Dies ist ideal für Autoren, Programmierer, Analysten usw. Außerdem bietet es Privatsphäre und Sicherheit für vertrauliche Dokumente.
CONS: Die Unterteilung des Grundrisses erfordert zusätzlichen Platz für Kabinen. Auch die Gänge und Türen nehmen bei diesem Konzept viel Platz in Anspruch. (Es ist nicht für ein kleines Büro zu empfehlen.) Außerdem ist die direkte verbale Kommunikation nicht so frei wie bei offeneren Designs.
LAYOUT-OPTION #3: Co-Working-Büro-Design
Co-Working-Büros sind bei Arbeitnehmern ohne festen Arbeitsplatz sehr beliebt. Sie können die Schreibtische den Mitarbeitern auf der Grundlage der ihnen zugewiesenen Aufgaben zuweisen. Diese Anordnung kann ideal sein, um die soziale Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu fördern.
PROS: Soziale Interaktion und Networking mit Gleichgesinnten ist einfacher. Benutzer, die sich einen Raum teilen, können Ideen, Pläne und Projekte diskutieren und Feedback erhalten.
CONS: Es gibt keine Privatsphäre. Die meisten Layouts sind halbprivate Büros, in denen sich eine oder mehrere Personen einen Raum teilen.
LAYOUT-OPTION #4: Kombinierte Bürogestaltung
Dies ist ein besonders vielseitiger Büroplan. Wenn Sie sowohl Zellen- als auch Großraumbüros einrichten möchten, ist ein Kombibüro-Layout vielleicht genau das Richtige für Sie. Sie können einzelne Kabinen gestalten und kleinere Räume als in der typischen Zellenanordnung einbauen. Anstatt die Räume durch Fenster oder Türen zu unterteilen, können Sie die Büromöbel einfach strategisch platzieren, um Abtrennungen zu schaffen.
PROS: Diese Anordnung fördert die Konzentration und ermöglicht es den Mitarbeitern, mit den Vorgesetzten in Kontakt zu treten, um Hilfe bei Prozessen zu erhalten. Außerdem wird die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtert.
CONS: Die Mitarbeiter lenken sich gegenseitig ab, was sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen schlecht ist. Außerdem kann es schwieriger sein, ein einheitliches Arbeitssystem aufrechtzuerhalten, wenn alle Mitarbeiter in kleineren Kabinen untergebracht sind.
Richtlinien für die Planung des Bürolayouts
Die Präferenzen der Mitarbeiter für die Bürogestaltung können unterschiedlich sein. Millennials und Mitarbeiter der Generation Z bevorzugen möglicherweise offene Grundrisse, während Boomers eher die Privatsphäre und die relative Ruhe bevorzugen, die andere Büroraumkonzepte bieten.
Unabhängig davon, für welches Layout Sie sich entscheiden, sollten Sie sich bei der Planung des Büroraums an diesen grundlegenden Richtlinien orientieren:
- Überlegen Sie, wie sich die geplante Veränderung auf die Funktionen der einzelnen Abteilungen auswirken wird. Wie wird sich eine höhere Dichte auf die Qualität der Arbeitsumgebung und die Geschäftsergebnisse auswirken?
- Schaffen Sie ein Büro, das ein starkes Image vermittelt. Nutzen Sie Ihr Design, um die Werte Ihres Unternehmens und die Vision Ihrer Marke für Ihre Besucher und Mitarbeiter zu vermitteln. Nutzen Sie eine Mischung aus verschiedenen Designtrends, von industrieller Anmutung (urbanes Loft) bis hin zu gemütlichem, heimeligem Design mit bequemen Sofas und Dekor.
- Ermutigen Sie zur Zusammenarbeit. Stellen Sie zusätzlich zu den Konferenzräumen komfortable Räume für zwanglose Besprechungen zur Verfügung. Stellen Sie Telekommunikationseinrichtungen bereit, um Besprechungen mit Kunden und Lieferanten zu optimieren.
- Gestalten Sie einen gesunden, sicheren Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter. Beugen Sie Verletzungen durch Ausrutschen, Stolpern und Stürze vor, indem Sie gut beleuchtete, rutschsichere Gehwege bereitstellen. Stellen Sie ergonomische Schreibtische und Sitzgelegenheiten bereit, die für jeden Mitarbeiter geeignet sind. Ziehen Sie Steh-Sitz-Tische und -Bänke in Betracht, damit Ihre Mitarbeiter ihre gesamte Arbeitsfläche anheben und absenken können, was der Gesundheit zugute kommt.
- Verwenden Sie energiesparende "grüne" Technologiekomponenten, um angenehme und nachhaltige Arbeitsbereiche zu schaffen. Diese Strategie schont Ihre Investitionen und kann sogar zu LEED-Nachhaltigkeitszertifikaten führen.
- Ziehen Sie biophile Designs in Erwägung, um Mitarbeiter in Kontakt mit der Natur zu bringen, damit sie sich wohler fühlen und produktiver arbeiten können.
- Bereiten Sie sich auf zukünftiges Wachstum vor. Verwenden Sie modulare Möbel und gestalten Sie Ihren Büroraum so, dass er sich an Veränderungen anpassen kann. Verwenden Sie bewegliche Arbeitsplatzkomponenten, die in zukünftigen Layouts umgestaltet werden können.
- Maximieren Sie das Design kleiner Büros. Erzielen Sie in Ihrem kleinen Büro die Funktionalität, die ein Großraumbüro bietet. Gestalten Sie die Büroküche so, dass sie schnell in einen Besprechungsraum umgewandelt werden kann, und nutzen Sie flexible Grundrisse sowie Mehrzweckräume und -möbel.
- Halten Sie Ihr Budget ein. Für eine erfolgreiche Umgestaltung sollten Sie einen vorläufigen Kostenvoranschlag für das von Ihnen geplante Design einholen, einschließlich der Quadratmeterzahl, die Sie für die Anzahl der Mitarbeiter, Privatbüros, Konferenzräume, Küchen, Wirtschaftsräume usw. benötigen. Vergewissern Sie sich dann, dass die endgültigen Angebote mit Ihrem Architekten, Bürodesigner und Büromöbellieferanten im Rahmen der Vorgaben bleiben.
Mehr als nur ein Büro-Layout entwerfen
Denken Sie daran, dass Ihr Design über die einfache Raumaufteilung und die Wahl der Möbel hinausgeht. Verleihen Sie dem Raum Persönlichkeit, indem Sie Kunstwerke, Akzente, lebende Pflanzen, Wasserspiele oder andere Quellen von Farbe und höherem Design hinzufügen. Ziel ist es, einen anregenden und ansprechenden Arbeitsbereich zu schaffen.
Ihre Büroeinrichtung sollte die Grundwerte, den Auftrag und die Funktion Ihres Unternehmens widerspiegeln und nicht nur die aktuellen Trends in der Bürogestaltung. Achten Sie darauf, wie sich unterschiedliche Bürolayouts auf die Leistung Ihres Teams und die Erfahrung der Mitarbeiter auswirken können.
Entscheiden Sie sich für ein Design, das Ihren Marken-, Wachstums- und Leistungszielen entspricht und gleichzeitig einen angenehmen Arbeitsplatz bietet, an dem die Mitarbeiter sowohl ihre organisatorischen als auch ihre persönlichen Ziele erreichen können.
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